Función Secretarial


I La Secretaria, imagen de la empresa.

Las cualidades.

Una secretaria es frecuentemente la primera persona con la que entra en contacto quien es extraño a la empresa, sea un cliente, una visita, un colaborador externo, un técnico de un estudio profesional, etc. Esto sucede tanto en una pequeña empresa o en un estudio profesional con una secretaria que es también telefonista y recepcionista, como en las empresas de mayores dimensiones, en las que se diferencian la secretaria de directivo, de la del director o del administrador delegado.
 
Es evidente que el comportamiento de la secretaria es importante desde el momento en que siendo ella la primera persona con la que se entra en contacto, es también quien da la primera imagen de la empresa.
 
Es también natural que nadie será tan insensato de juzgar la categoría de una empresa, sobre todo tratándose de empresas grandes, por el comportamiento de la secretaria, aunque ésta sea la secretaria del director general, pero es también evidente que el interlocutor no podrá evitar preguntarse cómo una empresa de tal categoría puede tolerar una secretaria como ésta...
 
Por tanto, hay ciertas cualidades que son fundamentales tanto para la secretaria de una multinacional como para la de una empresa pequeña. Otras características, sin embargo, son distintas según se trate de un caso u otro.
 
La secretaria se convierte frecuentemente en la tarjeta de visita de la empresa en la que trabaja y refleja sus propias características. Sus dotes, en resumen, han de ser adecuadas con la empresa y el papel que en ella desarrolla, ya que su comportamiento será continuamente analizado por todos.

El cuidado del aspecto físico.

Frecuentemente se le pide a la secretaria una buena presencia. Puede parecer discutible que la buena presencia sea una característica exigible. Se puede afirmar que tal requisito sea discriminatorio, anacrónico y que no tiene nada que ver con las capacidades de trabajo. Sin embargo, las opiniones no cambian la realidad de los hechos. Si se exige una buena presencia no es posible ignorarlo.
 
De todas formas se ha de precisar que por buena presencia no se entiende que la candidata haya de ser una especie de modelo. Sencillamente se le pide ser agradable en su aspecto. Recuerde que este ser agradable, más que una cualidad innata, es una característica que se consigue fácilmente con un poco de cuidado de la propia persona y del aspecto, por tanto, cualquiera puede tener una buena presencia (en este caso, sin comillas) si se peina, viste, maquilla y se desenvuelve de forma adecuada.
 
Sobre este tema es necesario hacer un brevísimo paréntesis. Hay quien sostiene que cada uno es libre de peinarse, vestirse, asearse y comportarse como mejor crea. Ciertamente que es un derecho reconocido. Pero, por el mismo principio de la libertad de cada uno, también la empresa es libre de elegir el tipo de persona con la que ha de mantener relaciones, aunque éstas sean sólo relaciones laborales.
 
Esto significa que, dando por supuesto que se cumplan todos los otros requisitos, la empresa o determinados directivos tienen también la libertad de elegiros o no, de valoramos adecuadas para el puesto o no, según el aspecto exterior.
 
Es necesario que el aspecto exterior refleje de la mejor forma posible la propia personalidad.
 
Una vez aclarado esto, pasemos a ver qué significa, en realidad, peinarse, vestirse, desenvolverse, maquillarse, perfumarse, etc., de forma correcta.
 
Significa que tanto el maquillaje como el vestuario ha de ser proporcionado a tu persona. Es decir, ha de esconder los defectos y realzar las cualidades, y no al revés. Significa también, que debes evitar todo exceso. Se ha de huir de un aspecto descuidado, pero también del intento de presentar una elegancia de maniquí.
 
No es permisible una cara que expresa “Me acabo de despertar”, pero tampoco un maquillaje excesivamente pesado y vulgar; no se han de llevar camisas extravagantes tipo hippie, pero tampoco camisas o blusas transparentes sin sujetador; no es apropiado un bronceado excesivo y artificioso, pero tampoco un rostro de palidez enfermiza y ajado, etc. Basta guiarse por el buen gusto y, sobre todo, por la moderación.
 
·        Peinado. Ante todo, el peinado debe existir, no es permisible un estilo libre y bohemio que prescinda del cuidado del cabello. Un peinado a la moda, pero sin excesos en el corte ni en las colocaciones, adecuado al rostro y, naturalmente, siempre en orden.
 
·        Maquillaje. Discreto, cuidado, refinado y siempre bien dispuesto y en orden.
 
·        Perfume. Debe ser también discreto, refinado, de calidad y fresco. Aunque pueda parecer superfluo, es necesario subrayar que el perfume no es para enmascarar los olores desagradables. Éstos se han de combatir con duchas frecuentes y desodorantes adecuados. No todas las personas son conscientes de que huelen y, por ello, no toman las precauciones necesarias. Pregunta el parecer de alguien de tu confianza y actúa en consecuencia. Este tema de los olores personales puede parecer ingrato, pero para tomar conciencia de él y de las oportunas soluciones basta con un viaje en autobús o en el metro...
 
·        Vestuario. Ha de ser adecuado a las personas y a las circunstancias. No se ha de vestir de forma mojigata, pero tampoco llevar minifaldas que permitan ver el color de la ropa interior. Cada pieza de vestuario ha de estar coordinada con todo el conjunto tanto por su color como por el estilo de corte, etc. Ha de ser de buen gusto, aunque no necesariamente con firma y, a ser posible, de tejidos naturales.  Los tejidos sintéticos emanan frecuentemente mal olor. De todas formas, el vestido ha de estar siempre en orden, limpio y planchado, y dar una sensación de frescura y elegancia. Recuerda que los zapatos, que han de estar siempre limpios, son también parte del vestuario.
 
·        Complementos. En primer lugar, nada de excesos. No te recargues de pulseras, anillos, alfileres, collares o cualquier otro tipo de adorno. Es mucho mejor llevar pocas cosas pero de buen gusto. Las poquísimas joyas que se han de llevar, han de ser auténticas, a no ser en secretarias jovencísimas, en las que está permitida la bisutería de buen gusto.
 
El aspecto general de tu persona ha de sugerir orden, compostura, frescura, equilibrio, calma y serenidad.
 
Naturalmente, también el comportamiento forma parte de los requisitos exigidos a una secretaria que ha de prestar atención a muchas cosas. Pongamos algunos ejemplos: no a las risotadas escandalosas; no a las carreras por los pasillos ni tampoco contoneos, o conversaciones en voz alta de un despacho a otro; no a las caras largas o gestos displicentes; no a las posturas o gestos desgarbados; no a todo lo que sea extravagante.

Saber comunicar.

Es una regla de oro que, sencillamente formulada, significa: comprender lo que nos dice y hacer comprender lo que decimos. La comunicación no es un mecanismo sencillo, como generalmente se supone. Las palabras siempre designan algo, pero cada uno usa las que conoce y les da el significado que mejor cree. Toda descripción se realiza según el esquema mental de su autor. Pero también el oyente posee su propio esquema mental y las palabras que escucha pueden tener para él significados distintos del que los emite o ser poco conocidos para él.
 
Ejemplo.
Me he perdido en un camino rural y pido información para llegar a la población que me interesa.
 
Respuesta n.º 1. Siga adelante unos 350 metros por el camino asfaltado, después tome el camino de tierra que sale a la derecha y pasa por debajo del puente de la autopista hasta llegar a un cruce. Entonces ha de tomar de nuevo el camino asfaltado. Ésta es la dirección correcta.
 
Respuesta n.º 2. Continuando en esta dirección encontrará tres cipreses a la derecha, a la izquierda hay un caminito flanqueado por un seto de boj; cuando se terminen los campos de maíz, gire a la derecha, verá unos campos de hierbas medicinales, y ya ha llegado.
 
Respuesta n.º 3. Continúe hasta el capitel de Santa Inés y un poco después, gire a la izquierda. Se encontrará con una pequeña iglesia románica a la izquierda y después una alquería abandonada; entonces, gire a la derecha, hacia el campanario gótico de Santa Águeda... que es inconfundible.
 
 
Podría haber otro tipo de respuestas, todas correctas, pero cada una distinta porque cada una de ellas refleja la mentalidad, la cultura, las costumbres y la personalidad del informador. El primero es un automovilista, el segundo un campesino, el tercero es un aficionado al arte y los demás posibles podrían tener otros mil intereses y visiones de la realidad distintos. ¿Son comprensibles estos mensajes? Depende del receptor y de su estructura mental. Cada uno de nosotros puede ser objeto y sujeto de una comunicación, es decir, puede ser emisor o destinatario de un mensaje. Por tanto, es tan importante entender como hacerse entender.
 
Observemos el esquema:
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
El mensaje, representado por el círculo de la izquierda va de la persona 1 a la persona 2, pero en su recorrido ha de pasar por los esquemas mentales de ambos (s1 y s2). como hemos visto, al pasar estos dos filtros, el mensaje se deforma y da como resultado el cuadrado de la derecha. No hemos de olvidar este esquema a la hora de intentar comunicar algo, y se ha de tener siempre presente la posibilidad de que el mensaje parta deformado o se deforme en su destino.
 
Teniendo esto presente, prestaremos atención para ser lo más precisos posibles para que el mensaje pase íntegro por el esquema cultural del interlocutor y le llegue con claridad.
 
La misma regla sirve en dirección contraria, cuando nosotros somos receptores de un mensaje, nos hemos de asegurar de que lo que hemos entendido sea realmente lo que se nos quería decir. Si tenemos dudas, hemos de pedir explicaciones, sin temor de parecer menos inteligentes.
 
·        Cada uno describe las cosas como las ve, y no necesariamente como son en realidad; cada uno recibe la descripción adaptándola al propio esquema mental.
 
De todas formas, es evidente que cuanto más semejantes o conocidos son los esquemas mentales de los interlocutores, tanto más disminuye el riesgo de malentendidos y tanto mayor es la posibilidad de comprensión.
 
·        La regla número uno del transmisor es hablar con atención; la del receptor, en cambio, es escuchar con atención.
 
En ambos casos la regla básica es prestar atención a lo que se dice o lo que se escucha, sin distraerse y sin dar nada por supuesto. Cuando se habla no se puede estar pensando en la tarea que se ha de acometer inmediatamente después, y cuando se escucha no se puede pensar en lo que se acaba de hacer unos minutos antes.
·        Estar siempre centrados en lo que se dice o se escucha.
 
Comunicar no significa sólo intercambiar informaciones. También se pueden comunicar sensaciones, emociones, etc. Y la comunicación no se da sólo a través de la palabra, sino también con el lenguaje corporal.
 
·        Tamborilear con los dedos sobre la mesa en las pausas de los dictados del jefe comunica impaciencia.
·        Mirar con interés las uñas de las manos da la impresión de desinterés por lo que se escucha.
·        Mirar repetidamente el reloj durante una reunión que se prolonga, transmite impaciencia; bostezar significa aburrimiento.
 
Recuerda todo esto cuanto trates con tu jefe, con las visitas y con los compañeros de trabajo. Y, sobre todo, no pienses que el lenguaje corporal es poco comprensible. Todo lo contrario, es tan claro que no deja casi nunca de ser observado y difícilmente es interpretado de forma equívoca.
 
Más aún, a la hora de controlar las señales que puedan emitir tus actitudes, presta  mucha atención para que no surjan sin tu control, o incluso en contra de tus propias intenciones.
 
¡Atención a las comunicaciones... involuntarias!
 
Presta particular atención cuando, por diplomacia, te ves obligada a decir una pequeña mentira. Sería trágico que tu actitud estuviese contradiciendo evidentemente lo que declaras de forma verbal.
 
Recuerda finalmente que comunicar puede significar también transferir tu actual estado emotivo. Cuando el jefe está nervioso todos sus colaboradores también lo están: él mismo les ha comunicado su nerviosismo. A él se le permite hacerlo, pero no a ustedes. En todo caso, lo que siempre debes comunicar es serenidad y eficacia.

II La importancia de los buenos modales.

Ser eficientes y estar cualificadas es indispensable para ser buenas secretarias, pero con esto no basta. El contacto continuo con el público (visitas, clientes, superiores, compañeros de trabajo, proveedores, agentes, etc.) exige que la secretaria tenga realmente una educación exquisita.
 
Quien proviene de una familia o de un ambiente social en los que todavía perdura la buena costumbre de enseñar las normas de educación desde la infancia, se encontrará seguramente con grandes ventajas, pero mientras hay cualidades que son innatas y difícil­mente adquiribles, afortunadamente la educación es algo que siem­pre se puede aprender, en caso de que la situación actual de la per­sona no sea la ideal.
 
Existen muchas publicaciones sobre el tema, modernizadas y libres de excesivos formalismos anacrónicos. La secretaria cons­ciente de tener deficiencias en este campo y que, consecuentemen­te, se encuentra en situaciones embarazosas, puede recurrir a la lec­tura provechosa de estos libros.
 
En este capítulo daremos, de todos modos, algunas indicaciones sobre las situaciones más comunes que las secretarias han de afron­tar cada día, y no sólo en el trabajo, y en las que algunos errores se­rían imperdonables o, en todo caso, no le favorecerían en absoluto.
 
No obstante, somos conscientes que a veces sucede desgracia­damente que la secretaria tenga que trabajar con algunos jefes que deberían, a su vez, hacer un curso de buenos modales. Esto, sin embargo, no es motivo para empeorar la situación añadiendo la mala educación de la secretaria a la del jefe. Más aún, en estos casos podréis probablemente echarle un capote y salvar alguna situación embarazosa, provocada por sus malas maneras, e incluso ayudarlo a corregirse dándole buen ejemplo.

Cómo saludar.

La primera regla es la de saludar siempre y a todo el mundo de forma apropiada y cordial. Se sobreentiende que si a lo largo de la jornada se encuentra diez veces con los mismos compañeros de trabajo, se limitará a saludaros en el primer encuentro de la mañana y a despedirse al final del día.
 
Un «Buenos días» o «Buenas tardes», acompañado del nombre de la persona y de su título son siempre oportunos y correctos. En la despedida son igualmente corteses un «Adiós, hasta la vista», o un «Buen fin de semana» el viernes por la tarde, o «Buen viaje», si la persona a la que saludáis está a punto de viajar.
 
«Que aproveche» es una expresión correcta para despedir a una persona que va a comer o saludar a quien se encuentra en la mesa.
 
Es mejor evitar expresiones como hola o ¿Qué hay? y otros saludos semejantes. O sen demasiado familiares o de mal gusto
 
No dejéis de saludar siempre a vuestro jefe apenas lleguéis al despacho, antes de salir a la hora de comer, al volver a la oficina y antes de marchar al acabar la jornada. Si al final del día se encuen­tra ocupado con un cliente y juzgáis que no es oportuno entrar en su despacho, podéis recurrir siempre al teléfono para decir: «Señor González, si ya no me necesita me voy a casa. Buenas tardes y hasta mañana. »
 
Cuando entra en vuestro despacho una persona anciana, sea vuestro jefe, una visita o cualquier otra persona, es de buena educa­ción levantarse para saludarla. En el resto de los casos, las normas de urbanidad precisan que la señora ha de permanecer sentada. De todas formas, tened siempre presente que levantarse es signo de res­peto y, por tanto, frente a un superior, sobre todo si se trata del direc­tor general o del presidente de la empresa, es siempre aconsejable ponerse en pie para saludarle.
 
Para saludar a una persona se da generalmente la mano, pero se ha de tener presente que también para esta circunstancia hay normas muy precisas. La iniciativa de dar la mano ha de ser tomada por la persona más importante o, en cualquier caso, por la más anciana. En casos de igualdad de edad o de grado de jerarquía, la iniciativa le corresponde a la mujer.
 
El dar la mano ha de ser un gesto decidido, sin llegar a exceso de vigor masculino. ¡Atención a las manos sudadas!

Los tratamientos.

Con el paso del tiempo se llegará, probablemente, a la eliminación del término señorita, pero por ahora, se ha de tener presente que, exceptuando el caso de que se conozca el estado civil de la persona o de que el interlocutor sea una mujer jovencísima, se ha de usar siempre el término señora, limitando el uso de señorita para diri­girse sólo a muchachas muy jóvenes.
 
Si la persona tiene un título universitario de abogado, ingeniero, doctor, etc., es prudente, a veces, utilizarlo cuando se dirija a ella, también cuando se trate, naturalmente, de una señora. Se ha de pres­tar atención a usar el femenino correspondiente, como profesora o doctora, a no ser en los casos en que todavía el masculino sea de rigor o se acostumbre a ser usado, como, por ejemplo: juez.
 
En todos los casos en que no se conoce con precisión el título universitario, se ha de usar siempre el apelativo señor o señora para no equivocarse.
 
Si el interlocutor es extranjero, se puede usar la correspondiente traducción de señor y señora en su propia lengua: herr y frau, para los alemanes y austriacos, monsieur y madame, para los franceses, mister y mistress para los de lengua inglesa, e incluso para aquellos cuya traducción no conozcáis en su respectiva lengua materna.
 
Usad siempre el tratamiento de usted, exceptuando evidentemente a los colegas de trabajo, aunque el interlocutor sea muy joven. Es más profesional y, en el fondo, se trata de relaciones de trabajo y, por tanto, los tratamientos han de permanecer en las normas formales propias.
 
Para pasar al trato del ha de ser siempre la mujer quien lo ha de proponer, pero tenga el buen sentido de hacerlo sólo con los com­pañeros de trabajo y con los colaboradores, nunca con los superiores.

Las presentaciones.

Generalmente es el hombre quien se ha de presentar a la mujer, la persona subordinada a su superior, el más joven al de mayor edad.
 
Si la secretaria está sentada cuando su jefe le presente a alguien, no se ha de levantar, a no ser que se le presente a una persona ancia­na o de particular importancia.
 
Si estáis en compañía de alguien es siempre un acto de cortesía presentarlo a terceras personas, aunque se trate de un encuentro casual fuera del despacho y, como es habitual, también existen algu­nas normas que se han de respetar en estos casos:
 
1.               Pronunciar el nombre y apellidos de la persona presentada, de forma clara y comprensible y citando también su título académi­co en los encuentros formales (se omite el título, en caso de que el presentado sea vuestro novio o vuestro esposo).
 
2.               Ha de decirse primero el nombre de la persona más joven y después el de la más anciana o la más importante. Si la presentación es entre un hombre y una mujer, se ha de presentar antes al hombre.
 
En las presentaciones era habitual responder «Mucho gusto», «Tanto gusto de conocerle», etc.
 
Actualmente, debido a un cosmopolitismo generalizado, se acos­tumbra a decir Cómo está usted?», traducción del How do you do? del formulismo usado por los anglófonos en las presentaciones. Se trata de una expresión idiomática que ningún traductor culto soñaría con poder traducirla literalmente en su propia lengua, prefirien­do, sin embargo la correspondiente expresión nativa. Por esto, el «~,Cómo está?», denota vulgaridad más que cultura y cosmopolitis­mo, a no ser que uno se interese realmente por las condiciones de salud del interlocutor y tenga la confianza suficiente como para pre­guntarlo, pero éste no es el caso de las presentaciones.
 
Usad el «Buenos días» y «Buenas tardes», incluso como res­puesta al «~,Cómo está?» de cualquiera, a quien vuestro estado de  salud evidentemente les importa poco o nada.
 
Usad un sencillo «Buenos días» o «Buenas tardes», o el clásico «Encantado de conocerle», y no se equivocará nunca

Ceder el paso en las entradas y en las salidas.

Son mujeres y, por ello, tiene la preferencia cuando entran, aun cuando entren con su jefe o se lo encuentren en la puerta del des­pacho: entren antes sin ceder el paso, prescindiendo en absoluto de la edad, el grado de jerarquía o la edad. Se ha de tener en cuenta si quien pasa por la puerta con ustedes es otra señora.
 
Sin embargo, esta regla no sirve cuando se trata de la entrada a un restaurante o a una cafetería. En este caso pasará delante el hom­bre, que es generalmente quien invita. Si hay varias personas entra­rá en primer lugar el jefe seguido de su secretaria, y después el resto de los invitados por orden de importancia. A la salida, tiene la preferencia la mujer.

La dicción y el tono de voz.

  • Si sólo tenéis un ligero acento, no os esforcéis demasiado en corre­girlo o, todavía peor, no intentéis imitar a otros. Con tal comporta­miento sólo conseguiríais caer en el ridículo.

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  • El problema se agrava si la inflexión dialectal es fuerte y toda­vía es peor si, como sucede frecuentemente, no sois conscientes del problema, sobre todo si en casa o fuera del despacho habláis sólo en otra lengua.

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  • Si no podéis frecuentar un curso de dicción, la única ayuda os la pueden ofrecer quienes os rodean, es decir, los amigos, compañeros de trabajo y, ¿por qué no?, vuestro mismo jefe, corrigiéndoos cuan­do os equivoquéis. En este caso prestad buena atención a todo cuan­to se os dice, sin ofenderos.

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  • El consejo de ver atentamente la televisión o escuchar la radio es válido sólo hasta cierto punto, porque desgraciadamente no siem­pre escuchamos en estos medios ejemplos de una perfecta dicción.

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  • El tono de voz ha de ser siempre moderado, sin exagerar hablan­do con un tono demasiado bajo. Lo que decís ha de ser comprensi­ble, pero no difícil de ser escuchado.

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  • Moderaos en caso de que tengáis una voz chillona, y evitad de forma absoluta hablar de falsete y con pequeños gritos. Nunca está justificado alzar la voz, sí además lo hacéis por enojo o para interrumpir a quien está hablando, este hecho es decidida­mente de mala educación.

  • La conversación.

    Conversar es también una de las tareas de la secretaria. Frecuente­mente ha de hacerlo para entretener a las visitas que esperan para despachar con el jefe. Debe también conversar durante las comidas de trabajo, en las reuniones, en las convenciones empresariales o cuando se está de viaje con el jefe e incluso a veces durante las reu­niones diarias con él.
     
    Todos estamos sometidos un poco a ritmos frenéticos de trabajo, con exigencias de resolver los problemas en cortos espacios de tiem­po y la televisión no educa precisamente el diálogo. Todos estos fac­tores nos han hecho, en parte, perder el hábito de conversar.
     
    Una buena secretaria ha de aprender a conversar correctamente y siguiendo algunas reglas generales como:
     
    1.                  Saber escuchar, dejar hablar a los otros y no interrumpirlos nunca.
    2.                  Dejar que se apague un tema si se cae en la cuenta de haber comenzado un argumento de escaso interés para el interlocutor.
    3.                  No dejarse envolver en acaloradas discusiones: cuando se conversa es justo expresar las propias opiniones, pero siempre con moderación.
    4.                  No ser agresivos con quien expresa pareceres contrarios a los vuestros.
    5.                  No ser nunca exagerados en la forma de expresar las propias opiniones o en exclamaciones como «¡Exquisito!», «¡Espléndido!», «Odio el pescado», «Me encanta la carne», «Este plato era inimagi­nable», « ¡Qué olor!», etc. Todo este tipo de exclamaciones se han de evitar en las conversaciones.
    6.                  Seguir el juego de la conversación, aunque quien habla esté exagerando de forma evidente. Fingid seguir sus argumentos, aun­que sin dar demasiada credibilidad a cuanto dice.
    7.                  Evitar frases y expresiones de doble sentido que sólo podrían ser entendidas por el jefe o por quien trabaja en la empresa, porque esto excluiría y pondría en situaciones incómodas al resto de los interlocutores.
    8.                  No excluyáis a nadie de la conversación. Si sois invitada a una comida de trabajo, frecuentemente es para hacer los honores de la casa, por ello, si notáis que un comensal no participa en la con­versación, no dejéis que se aísle, sino invitadlo a participar con un sencillo «Señor García, ¿qué piensa usted sobre este tema?».
    9.                  No digáis nunca a una persona «~Hoy le encuentro en gran forma!»; puede hacer pensar que habitualmente no lo está.
    10.              Si entre los presentes se encuentra algún extranjero que co­noce el castellano, es superfluo alardear nuestro conocimiento de lenguas extranjeras. Si no habla el castellano ofreceos como intér­prete entre él y los demás, en lugar de hablar sólo con él.

    Reír y sonreír.

    Sonreír es casi una obligación para una secretaria. Una secretaria ceñuda, o peor todavía displicente, no agrada a nadie, ni siquiera a su jefe. Por otra parte, una sonrisa desarma incluso a un interlocutor agresivo y salva en situaciones embarazosas. En todo caso, crea siempre una aproximación simpática y cautivadora.
     
    Se puede también reír si la situación lo permite o lo requiere. Es importante que sea siempre una risa espontánea y moderada, nunca las «risotadas escandalosas» o el «partirse de risa».

    El comportamiento.

  • El comportamiento de la secretaria ha de ser siempre natural, desen­vuelto y cordial, en el marco general de la moderación y evitando al máximo gestos y actitudes neuróticos. Hacer sonar los huesos de las manos, tocarse continuamente el cabello, jugar con todo lo que se tiene a mano, son gestos que indi­can inseguridad y nerviosismo y son siempre señales negativas para el interlocutor.

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  • Está prohibido, por descontado, bostezar, ni siquiera ante la per­sona más aburrida del mundo; no se puede toser o estornudar sin poner la mano o el pañuelo ante la boca; se ha de evitar absoluta­mente rascarse. Está prohibido morder los lapiceros o los bolígrafos y la secretaria no puede permitirse quitarse los zapatos en su mesa de trabajo. Si os percatáis que una colaboradora vuestra tiene estos compor­tamientos, no os limitéis a callar. Tomadla aparte y notificarle que no ha de repetir tales comportamientos. Evitaréis que ella y también vosotras, sobre todo si trabaja en el mismo despacho o tiene contac­tos con el jefe o con las visitas, dejéis una pésima impresión.

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  • Prestad atención a los movimientos cuando os sentáis, os levan­táis u os agacháis para recoger cualquier cosa. Las rodillas han de estar siempre juntas durante todos estos movimientos, tanto si lleváis falda como si usáis pantalones.

  • Comer y beber en el despacho.

    Muchas personas tienen la costumbre de comer continuamente pas­tas, caramelos, tentempiés o comer un bocadillo, a mitad de la maña­na o de la tarde. Incluso hay quien espera llegar al despacho para encargar un desayuno abundante, en lugar de hacerlo en el bar o en la cafetería. Lo mejor sería acostumbrarse a evitar estas costumbres, y basta.
     
    Sin embargo, si no podéis dejar de merendar algo o tomar un ten­tempié a media mañana, tened al menos la precaución de no hacer­lo en el despacho. Pedid permiso a vuestro jefe antes de ausentaros, aunque sólo sea por unos minutos. Seguramente no os lo negará.
     
    Tened presente que en vuestro trabajo habéis de estar en condi­ciones de poder hablar en cualquier momento para responder al telé­fono, recibir una visita, dar informaciones a un compañero de traba­jo o responder a la llamada del jefe, etc. Naturalmente, esto no se puede hacer si se tiene la boca llena.
     
    Este mismo argumento sirve para la goma de mascar. Al menos en el despacho se ha de evitar absolutamente. No es, ciertamente, de buena educación hablar mientras se masca chicle.
     
    En cuanto a las bebidas, no hay, en principio, ningún problema si se tiene cuidado de no beber delante de las visitas, de no dejar las tazas y vasos sobre la mesa de despacho y de limpiar las posibles huellas que dejen, sobre todo, los vasos de papel que se usan para tomar café.
     
    Si al lado del despacho existiera un pequeño office, poneos de acuerdo con el camarero de la cafetería que os sirve para que retire la vajilla vacía de este lugar, sin necesidad de entrar en los despa­chos, sobre todo en el del jefe. Es la secretaria quien ha de tener la preocupación de retirar del despacho del jefe las tazas y los vasos al final de cada visita y antes de que entre la persona siguiente para despachar con él.
     
    Hagamos ahora un pequeño paréntesis. Si vuestro jefe os pide que encarguéis un café, no os sintáis por ello disminuida en vuestro papel. La secretaria ha de asumir en el despacho las tareas de ama de casa.
     
    Incluso podemos ir más allá. Una buena secretaria no espera a que su jefe se lo pida, sino que ella misma puede proponer un café des­pués de haber introducido a la visita. Llamará inmediatamente después a la cafetería para hacer el encargo y lo llevará al despa­cho del jefe. Servirá primero a la visita o las visitas, dando prefe­rencia a las damas, a las personas ancianas o a las de importancia especial.
     
    Nunca permitáis que entre el camarero. No es oportuno que escu­che fragmentos de conversaciones reservadas o, todavía peor, que se entrometa en el argumento. Por otra parte, no es raro que el camare­ro no conozca ciertas normas de educación o que se presente con la ropa de trabajo no demasiado limpia. En cualquier caso, la secreta­ria misma lo hará infinitamente mejor.

    Fumar en el despacho.

    Quien tiene costumbre de fumar ha de acordarse de airear el despa­cho y vaciar los ceniceros cada dos horas, o más frecuentemente si fuma mucho. Esto evitará que el ambiente se impregne de un desa­gradable olor a humo y a tabaco. Las mismas precauciones se han de tener en el despacho del jefe si él también es fumador. Naturalmen­te, esta operación no se hará mientras él se encuentre en el despacho, pero no olvidéis hacerlo cuando se encuentre fuera o durante la pausa de la comida.
     
    Si la secretaria fuma y el jefe no, evitad absolutamente fumar en su despacho o cuando él se encuentre en el vuestro. En este caso, pondréis mucha atención en abrir las ventanas y vaciar los ceniceros todavía más frecuentemente. Tened cuidado de no hacer un uso exce­sivo de los desodorantes ambientales, pues a veces el resultado es todavía más desagradable.
     
    Si, además de todo esto, lográis dejar de fumar, no consegui­réis más que ventajas para vuestra salud y seguramente que el ges­to será muy apreciado por vuestro jefe. También en este caso aseguraros de que lograréis hacerlo sin violentaros demasiado. Es preferible, con toda seguridad, tener una secretaria que fu­ma con la debida discreción, antes que una secretaria neurótica porque el esfuerzo por dejar de fumar es superior a sus fuer­zas.
     
    Pero también el gesto de fumar exige unas ciertas formas. Se evi­tará hacerlo con afectación. Se ha de fumar, en cambio, con natura­lidad y elegancia femenina. El cigarrillo no se sujetará nunca con el dedo pulgar y el índice, sino con los dedos índice y medio. No miréis continuamente el ciga­rrillo ni expulséis el humo por la nariz. Poned cuidado para no dejar caer la ceniza sobre la mesa o en el suelo y apagad bien los cigarri­llos en el cenicero.
     
    Si el jefe fuma y vosotras no, podéis hacerle notar con exquisita cortesía y con mucho tacto que el humo os molesta. Evitad, en cual­quier caso, la demasiada insistencia. Podrías escuchar una respuesta destemplada que os indicara que si no os gusta el puesto podríais buscaros otro. En cualquier caso no conseguiríais más que enturbiar las rela­ciones y no tendríais nunca la seguridad de que en el nuevo puesto de trabajo encontraríais un jefe no fumador.
     
    Si el humo de los demás no os molesta, tanto mejor.